Poslovni Excel: Unos podataka - Data Validation | 1/2
Šta ćete saznati u ovom uputstvu?
U ovom uputstvu saznaćete osnove struktuiranja podataka koja se odnose Excel dokumente u okviru kojih radi više ljudi. Zbog grešaka koje se slučajno ili namerno dese tokom izrade jednog dokumenta, a kojima je teško ući u trag zbog obimnosti unetih informacija, rezulati izveštaja nisu konzistentni.
Na primeru jednog popisa, videćete kako greške mogu biti unapred sprečene što će značajno uticati na validnost informacija.
Primer popisa u Excel dokumentu
U okviru Excel dokumenta kreirana je tabela u okviru koje je neophodno uneti grad, artikal i cenu artikla.
Kako nastaju greške u izveštajima?
Kako je većina grešaka koja se desi tokom izrade izveštaja slučajna, najčešći razlog tome su greške u kucanju. Konkretno na primeru unosa grada, ljudi mogu drugačije unositi (ispisivati) sam naziv što je obično rezultat latiničnih slova koje neki koriste, neki ne.
Tako je zapaženo da grad Šabac, može dobiti i vrednosti Sabac ili Shabac što Excel ne prepoznaje kao isto zbog čega u formiranju izveštaja možete dobiti neželjene rezultate.
Kako se vrši validacija podataka u Excel-u?
Za početak u okviru Excel dokumenta koji kreirate dodajte novi Sheet u kom ćete definisati parametre koje želite da unesete.
Na primeru u kom vam je u inicijalnoj tabeli u koloni A grad, u koloni B artikal i u koloni C cena artikla, vi u okviru istih kolona u novom sheet-u definišete vrednosti.
- Tako ćete u opciji Sheet 2 u koloni A definisati gradove koje ćete isključivo koristiti, stoga svi koji naknadno nisu uneli neki grad koji se nalazi na spisku, biće im automatski prijavljena greška.
- Neophodno je celu skupinu gradova selktovati, tačnije definisati kao jedno polje, da biste zatim tu istu skupinu u iznad kolone levo imenovali rečju „grad”.
- Zatim je neophodno ući na osnovni gornji sheet u opciju Data, a u okviru opcije Data u Data validation.
- U okviru opcije Data validation, izaći će prozor koji će prvo prikazati Settings. U opciji Allow, u opadajućem meniju ćete izabrati opciju List.
- Nakon odabira List u opciji ispod pod imenom Source konkretno za ovaj primer treba napisati = grad.
- Kada i to završite, videćete da u inicijalnom dokumentu u koloni za grad se javlja opadajući meni koji nudi moguća imena gradova, a ukoliko neko napravi grešku u kucanju ili pokuša da unese grad koji nije definisan listom, dobiće upozorenje od Excel-a.
Polje Data Validation osim Settings opcije sadrži i Error Alert u koju ako uđete možete da kreirate sopstven naslov upozorenja pri pravljenju greške kao i obrazloženje.
Poslovni Excel: Unos podataka – Data Validation | 2/2
Šta ćete saznati u ovom uputstvu?
Bitno je napomenuti da je poznavanje prvog dela ovog tutorijala nepohodno za razumevanje drugog dela. Saznaćete kako da proširite listu novim sadržajem svaki put kada imate potrebu za tim, a da pritom Excel to ne prepozna kao grešku.
Kako proširiti sadržaj definisane liste u Excel-u?
Za kolonu B u kojoj su stajali artikli, unesene vrednosti artikla nephodno je data validirati na isti način na koji je to urađeno u prvom delu sa gradovima.
Kada nakon izvesnog vremena poželite da proširite listu sa artiklima, iliti dodate novi proizvod, ukoliko to pokušate jednostavnim dodavanjem u Sheet 2, kolonu B u red ispod dotadašnjih artikala, u inicijalnom Sheet-u, u opadajućem meniju neće stajati novi uneti proizvod.
U okviru opcije Input Message u polju Title možete ostaviti naslov informacije, dok ispod u polju Input message možete obrazložiti koje vrednosti može da ima ćelija koju vaši saradnici popunjavaju.
Poslovni Excel: Zaštita podataka (zaključavanje ćelija, radnih listova i dokumenata)
Šta ćete saznati u ovom uputstvu?
I u ovom uputstvu ćete saznati kako da sprečite greške koje se dešavaju u radnom okruženju, a koje mogu biti slučajne ili namerne. Konkretno kako zaključavati određene ćelije u Excel dokumentu i onemogućiti njihovu izmenu i ostaviti otključane ćelije koje su podložne izmeni.
Zašto zaključavati ćelije u Excel-u
Na jednostavnom primeru koji se tiče vlasnka pekare, a koji uz korišćenje Excel dokumenta želi da ima uvid o prodaji tog dana, neophodno je određene kolone omogućiti aktivnim, a druge zaključati. Ukoliko postoje kolone sa artiklima, brojem prodatih artikala, cenom i procentom (koji radnik prodajom ostvaruje), prirodno je da vlasnik ne želi da radnik ima mogućnost izmene cene (samim tim i procenta koji ostvaruje). Iz tog razloga, ovde ćete imati priliku da saznate kako da zaštitite svoj posao na adekvatan način.
Koraci za zaključavanje ćelija
Bitno je ispoštovati nekoliko jednostavnih koraka kako biste zaštitili podatke:
- Jednom kada zaključate ćelije, Ecxel automatski ih zaključa sve. To se ostvaruje klikom na tab Review, a u okviru tog taba klikom na opciju Protect Sheet.
- Kada kliknete na opciju Protect Sheet bićete u prilici da kreirate šifru uspomoć koje ćete samo vi u budućnosti moći da menjate opcije u tabeli.
- Od tog momenta Excel zabranjuje rad na svim ćelijama. Kako vi to ne želite za sve ćelije, unošenjem šifre ćete otključati ćelije.
- Nakon otključavanja, selektovaćete kolonu kojom želite da i ostali saradnici manevrišu.
- Nakon selktovanja kolone, desnim klikom odaberite opciju Format Cells i u okviru nje na poslednji tab Protection gde ćete otkečirati opciju Locked čime će od tog momenta ta kolona biti osposobljena za izmene.
Preporuka je praviti što jaču šifru kako bi što manja bila mogućnost malverzacije.
Poslovni Excel: Goal Seek & PMT – Kreditni kalkulator
Šta ćete saznati u ovom uputstvu?
U ovom uputstvu ćete saznati sve o uvek aktuelnoj temi kredita i njihovoj kamatnoj stopi i načinu obračuna. U Excel dokumentima postoji jednostavna formula koja na jednostavan način obrađuje tu temu, a koja će vam pomoći da sagledate sve ponude koje imate od banaka i uporedite ih.
Koraci za korišćenje kreditnog kalkulatora
- U kolonu A unesite sadržaj Kamatna stopa godišnje (sve banke rade po principu godišnjih kamata). U koloni B u istom redu, u ćeliji pored unesite iznos u procentima (sa znakom procenat) kamatne stope.
- Ispod kamatne stope u koloni A unesite slovima Iznos kredita, dok ćete u istom redu, u ćeliji pored uneti novčanu vrednost u brojkama (bez ikakvog znaka).
- Ispod u koloni A, unesite Rok (godišnje), a ćeliji pored broj godina otplate koju banka nudi.
- Formula je jednostavna i unosite je u polje B4 (konkretno na ovom primeru) i upisujete =pmt (pmt označava payment ili iznos)
- Nakon unosa kliknete na opciju fx koja se nalazi tik iznad polja B. Izaći će vam meni u kome će biti neophodno da napišete kamatnu stopu, godišnji rok i iznos kredita koji možete ubaciti i unosom na primer opcije B2 u kojoj je zabeležena ta vrednost. Nije neophodno uneti vrednosti za opciju Fv i Type.
- Nakon toga dobijate negativnu vrednost u crvenoj boji koja iznosi vrednost rate.
Napredne funkcije Excel-a ako vam je rata prevelika
Ukoliko shvatite da mesečna rata prevazilazi vaše mogućnosti, Excel nudi sledeću opciju:
- Uđete u opciju Data, a u okviru opcije Data kliknite na opciju What if Analyisis, u čijem opadajućem meniju klinete na opciju Goal Seek
- Goal Seek predstavlja postavljanje cilja i menjanje varijabli, svih promenljivih varijabli kako biste ostvarili svoj cilj.
- Konkretno ukoliko ste u situaciji da plaćate kredit, ali po nešto manjoj ceni, unesite taj iznos u opciji To value.
- U polju ispod odaberite varijablu koju biste želeli da promenite kako biste ostvarili svoj cilj. To možete uraditi menjanjem varijable koja se tiče godina otplate, a unos ćete omogućiti klikom na poziciju na kojoj se ta varijabla nalazi.
- Nakon toga, Excel će izračunati sa novim podacima koliki broj godina će trebati da otplatite kredit sa novcem koji ste spremni da izdvojite na mesečnom nivou.
Isto ovo možete i uraditi sa promenjenom varijablom koja se odnosi na kamatnu stopu.
Pretvaranje godišnje rate u mesečnu u Excel-u
Kako većina banaka obračunava rok na godišnjem nivou, tako je u prvom delu po tom pravilu i rađeno. Ukoliko želite konkretniju cifru koja se odnosi na kvartal ili mesečni rok, evo načina da to uradite:
- Unesite ispod rok (mesečni) i pored u ćeliju unesete broj godina puta broj meseci, na primer ako gledate rok od 20 godina – unećete 240.
- Ispod dodajte kamatnu stopu (godišnju) i pored unesite cifru.
- Ponovo uspomoć formule =pmt ćete doći do prozora za unošenje podataka i novi obračun.
- U segmentu Rate kliknite na ratu u Excel-u koju ste uneli, ali da biste dobili mesečni nivo unesite kosu crtu (podeljeno /) i broj 12, ili ako želite na kvartalnom nivou broj 4.
- Broj rata je 240 (kliknete na uneti broj rata)
- Kamata ostaje ista
- Pritiskom na OK, dobićete novu, precizniju cifru.
Poslovni Excel: Testiranje za posao (1/4) – SUM, AVERAGE
U ovom videu je urađen test kojim poslodavci često žele da provere znanje kandidata kada je u pitanju korišćenja Excel-a na razgovoru za posao. U prvom delu ovog serijala je obrađivana upotreba SUM i AVERAGE funkcija uz osnovne matematičke operacije.
Uz ovaj video moći ćete da uvidite svaki korak koji je neophodan pri rešavanju zadataka dobijenih na testu, a tiče se SUM i AVERAGE funkcija.
Poslovni Excel: Testiranje za posao (2/4) – grafikon i formatiranje teksta
U okviru testa kojim poslodavci testiraju sposobnosti kandidata i njihove veštine u radu u Excel-u drugi deo se odnosi na formatiranje teksta i izradu grafikona.
Saznaćete kako da napravite grafikon koji treba da pokaže fluktuaciju cene i ukupne cene u određenom periodu sa podacima iz prethodnog dela, kao i da formatirate tekst tako da tekst iz ćelije bude vidljiv bez skrolovanja.
Poslovni Excel: Testiranje za posao (3/4) – PIVOT tabela
U trećem zadatku testa koji je moguće da i vi dobijete na razgovoru za posao obrađuje se tema koja se tiče upotrebe PIVOT tabela.
U ovom zadatku ćete videti kako da sortirate podatke u tabeli opadajuće po ceni, kao i da ih razvrstate po državama. Govori se o načinima na koje može da se dođe do rešenja problema, a koji u Excel-u gotovo nikad nije samo jedan.
Poslovni Excel: Testiranje za posao (4/4) – VLOOKUP funkcija
Četvrti zadak koji se našao na testu za posao koji je dostupan na internetu, a koji poslodavci mahom koriste kako bi utvrdili znanje kandidata kada se radi o Excel-u, tiče se upotrebe VLOOKUP funkcije.
U zadatku je neophodno bilo upisati zemlje prema pripadajućem country code-u koji se nalazi u prvoj koloni. Kako je namerno stavljen preveliki broj zemalja, nemoguće je ručno uneti podatke i iz tog razloga se koristi VLOOKUP funkcija o kojoj ćete sve saznati u ovom videu.
